Starten als ondernemer… Wat komt er allemaal bij kijken?
Ik weet het nog goed, ik besloot na veel wikken en wegen de knoop door te hakken en naast mijn loondienst mijn eigen bedrijf op te bouwen. Ik zou aan de slag gaan als Virtueel Assistent, ik schreef mezelf in voor een opleiding, er moest een naam bedacht worden, een logo, sociale media… Als ik terugdenk aan deze periode vraag ik me wel een beetje af hoe ik dat allemaal zo voor elkaar kreeg.
Maar weet je… Ik had iets in mijn hoofd, en dan ga ik ervoor!
En om ervoor te zorgen dat jij nu niet als een kip zonder kop moet gaan starten wil ik je graag meenemen in een aantal praktische zaken die horen bij de start van het ondernemerschap!
Schrijf jezelf in bij de Kamer van Koophandel (KvK)
Ik denk dat deze niet heel verrassend zal zijn maar toch wil ik hem graag benoemen. Het is een stap die wettelijk verplicht is zodra je een bedrijf gaat runnen.
Daarnaast is het zo dat je niet kunt factureren wanneer je nog geen KVK-nummer hebt. En als je niet kan factureren wordt het ondernemerschap best lastig. Behalve dat je bij je inschrijving zo’n nummer ontvangt is het verplicht om dit nummer te vermelden op je verkoopfacturen.
Een verkoopfactuur zonder een KVK-nummer daarop vermeld is ongeldig.
Dus wil jij echt starten als ondernemer, schrijf je dan in!
Voor een inschrijving maak je online een afspraak waar je al diverse vragen dient te beantwoorden. Om alles officieel te maken dien je ook ALTIJD fysiek langs te gaan bij de Kamer van Koophandel. Voor het inschrijven vandaag de dag betaal je eenmalig een vergoeding van € 51,95. Wil je er ook een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel bij kan je dit erbij kopen voor € 15,60.
Zodra je je hebt ingeschreven ben je in het bezit van een KvK nummer en wordt ook alles in gang gezet zodat je een BTW nummer krijgt om aangifte omzetbelasting te kunnen doen.
Open een zakelijke bankrekening
Zodra je je hebt ingeschreven kan je een zakelijke bankrekening openen.
Iets wat niet verplicht is vanuit de belastingdienst maar wat ik wel iedere ondernemer aanraad te doen. Op die manier kun je zakelijk en privé gescheiden houden.
Daarnaast is het zo dat je al bij heel veel banken verplicht bent een zakelijke bankrekening te openen wanneer je een rekening gaat gebruiken voor zakelijke doeleinden.
Een particuliere bankrekening is uitsluitend bestemd voor particulier gebruik!
Iets wat je regelmatig hoort bij een startende ondernemer, is dat echt nodig? Zo’n zakelijke rekening kost me ook weer geld…
Klopt, al zijn de kosten van een zakelijke rekening ontzettend wisselend. En kan je ook al voor een laag bedrag per maand bij sommige banken een zakelijke rekening openen, en vaak ook meer dan één. Zoek dit dus zeker even uit en kies dan een bank die bij jou past!
Ik ben ervan overtuigd dat je de kosten van een zakelijke rekening in no time elke maand terugverdiend!
Hoe?
Denk bijvoorbeeld door een koppeling met je boekhoudpakket, met een koppeling worden alle afschrijvingen en bijschrijvingen automatisch ingelezen. Je hoeft dit niet meer allemaal regel voor regel zelf in te voeren. Scheelt je een hele hoop tijd, overtikfouten en daarmee ook geld! Heb je een privé bankrekening dan kan je die koppeling op je buik schrijven.
Daarnaast kun je de kosten van de zakelijke bankrekening gewoon opnemen in de kosten van je bedrijf. Hierdoor verlaag je je winst en betaal je uiteindelijk minder belasting…
Heb ik je overtuigd?
Wanneer je dan die zakelijke rekening hebt geopend wil ik je onderstaande tip meegeven:
Doe je privé uitgaven enkel van je privé rekening en ga niet privé aankopen betalen met je zakelijke pas en natuurlijk ook andersom. Het gevaar van andersom is dat het vergeten wordt, je op die manier vergeet de btw terug te vragen en daarnaast hetgeen ook niet meeneemt als kosten waardoor je ook nog eens teveel belasting betaald. En ik denk dat we allemaal het liefst zo min mogelijk belasting betalen, toch?
Verkoopfactuur, hoe stel ik een juiste factuur op?
Voor alle goederen en diensten die je levert dien je een factuur op te stellen en op te nemen in je administratie. Het is alleen niet helemaal aan jou om te bepalen hoe jouw verkoopfacturen eruit komen te zien wat betreft gegevens, je layout is natuurlijk helemaal aan jou!.
Verkoopfacturen dienen te voldoen aan een aantal eisen die de belastingdienst heeft opgesteld.
Zo dienen de volgende gegevens aanwezig te zijn op iedere factuur die je stuurt:
Volledige naam en adres van je bedrijf
Volledige naam en adres van je klant
BTW nummer van je bedrijf
KvK nummer van je bedrijf
De datum waarop je de factuur hebt gemaakt en aan je klant hebt verstuurd, oftewel de factuurdatum
Een opeenvolgend nummer, oftewel je factuurnummer
Aard van de goederen of dienst die je hebt geleverd
Hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je hebt geleverd
Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW
Het BTW tarief dat je in rekening brengt (0, 6 of 21%)
De berekende BTW in euro’s.
Zo zie je, er dient behoorlijk wat op je facturen vermeld te worden.
Tip: neem hier even goed de tijd voor, richt een sjabloon goed in en je kunt jaren vooruit!
Eenmaal je facturen gemaakt, zorg dan dat je ze goed bewaart. De termijn die hiervoor staat is 7 jaar. Nu is het natuurlijk niet nodig om al je facturen te printen, dat zou wel erg sonde zijn van al het papier. Je mag je facturen elektronisch bewaren, zorg dus dat deze veilig staan opgeslagen!
Iets waar je ook bij stil moet staan is dat je facturen uiterlijk dient te versturen voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd.
Het inrichten en doen van je administratie
Het laatste waar een startende ondernemer vaak op zit te wachten is de rompslomp die administratie heet. Vaak wordt het zo lang mogelijk uitgesteld terwijl dat in mijn ogen nergens voor nodig is. Met de juiste handvaten zijn die financiën helemaal niet zo ingewikkeld dan wat je jezelf nu doet geloven.
En of je het nu wilt of niet, je MOET… Je hebt een administratie nodig voor het kunnen invullen van je btw-aangifte, maar ook heb je hem het jaar erop nodig voor het doen van je aangifte inkomstenbelasting. En nee, je houdt je administratie zeker niet alleen bij voor de belastingdienst!
Ook voor jou, de ondernemer is een up-to-date administratie van belang. Je cijfers liegen niet en zijn de basis van je bedrijf. Het fundament wat er moet liggen en waar je op kunt sturen. Wanneer jij een up-to-date administratie hebt dan weet je wat er in je bedrijf gebeurt en hoe je ervoor staat.
Daarnaast, en volgens mij één van de belangrijkste is dat je tijdig kunt inspelen wanneer jij bijvoorbeeld je omzet op een bepaald product ziet teruglopen. Of dat je ziet dat bepaalde kosten ineens de pan uitrijzen zonder dat daar misschien direct een reden voor is. Zonder administratie kom je daar misschien pas een paar maanden later achter en dan heeft het je waarschijnlijk al ontzettend veel geld gekost! En misschien nog wel meer...
Tot slot kan jij als ondernemer gewoon beter een weloverwogen beslissing nemen wanneer jij jou administratie op orde hebt!
Maar waar begin je nu?
Ga je oriënteren in diverse boekhoudpakketten. Pakketten waar je je administratie digitaal in kunt bijhouden. En ja, deze pakketten kosten geld, maar je zult al snel ervaren dat ze jou ook geld opleveren! Kies een pakket wat bij jou past… En heb je hierover twijfels, wil je even sparren.. Plan gerust een vrijblijvend kennismakingsgesprek in waarin ik je zo een aantal tips kan geven die bij jou als ondernemer passen.
Heb je gekozen voor een pakket dan kan je vaak in dat pakket diverse sjablonen aanmaken. Een sjabloon voor een verkoopfactuur, een sjabloon voor een mailbericht wat wordt meegestuurd met een factuur enz..
En dan...
Zorg dat je je
inkomende facturen en bonnen
, facturen van je leveranciers instuurt of upload naar je boekhoudpakket.
Ga je
verkoopfacturen
aanmaken in je pakket, de facturen die je naar je klanten verstuurd.
Koppel je
bankrekening
met je pakket zodat alles automatisch wordt ingelezen EN download ook met regelmaat al je
bankafschriften
! Deze kunnen maar voor een beperkte periode gedownload worden. Tuurlijk kun je ze altijd nadien nog opvragen maar dan hangt daar een prijskaartje aan.
Zorg dat je al je correspondentie met de
belastingdienst
is een tastbare map of digitale map op je computer bewaart.
Zorg dat je ook een tastbare map of digitale map aanmaakt met
belangrijke stukken
als aankoopcontracten, contracten met klanten, contracten met leveranciers, wanneer je met personeel werk arbeidscontracten enz.
Tip, schakel eenmalig voor de inrichting van je administratie iemand in die er verstand van heeft als je zelf je administratie wilt gaan doen! Als alles in één keer goed staat heb je daar ongelooflijk veel profijt van en kan je daar op doorbouwen!
Alles op orde?
Dan is het een kwestie van bijhouden, jezelf een vast administratie-ritme aanleren. Wat ik mijn klanten zelf vaak meegeef is, 2 minuten per dag, 30 minuten per week. Zorg dat je administratie een gewoonte wordt net als tandenpoetsen.
In die 2 minuten per dag
verstuur je inkomende inkoopfacturen per mail door naar je pakket
maak je foto’s van facturen per post en bonnetjes en stuur je deze eveneens door.
In de 30 minuten per week neem je de volgende acties:
Je verwerkt de inkoopfacturen en bonnen in je administratie
Je maakt verkoopfacturen en stuurt deze uit
Je doet betalingen van je inkoopfacturen
Je verstuurt herinneringen
En koppelt je bankmutaties aan de betreffende inkoop- en verkoopfacturen
Wanneer je bovenstaande netjes elke week bijhoudt maakt je pakket hier zelf diverse overzichten van. Denk bijvoorbeeld aan de balans en resultatenrekening, maar ook een overzicht van nog openstaande debiteuren (verkoopfacturen) en openstaande crediteuren (inkoopfacturen).
Balans
Wanneer je de balans oproept dan zie je op een bepaald moment je bezittingen weergegeven aan de linkerkant (activa) en je schulden en eigen vermogen aan de rechterkant (passiva). En deze beide kanten dienen ALTIJD in evenwicht te zijn. Het totaal van de linkerzijde moet altijd gelijk zijn aan het totaal van de rechterzijde.
Ga je je aangifte inkomstenbelasting doen, dan dien je de balans van 31 december van het betreffende jaar op te nemen in je aangifte.
Resultatenrekening
Daarnaast heb je de resultatenrekening, hierin vindt je terug wat je omzet is geweest over de door jou opgevraagde periode en de kosten en dat allemaal exclusief btw. In dit overzicht kun je dus zien hoe je bedrijf er financieel voor staat en wat je FISCALE winst is. Wanneer je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting maak ik hier graag nog een kleine aanvulling. Want de FISCALE winst is niet de winst die je echt overhoudt op je bankrekening.
Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting dan moet je over de FISCALE winst nog belasting afdragen en moet je daar ook je eigen salaris nog van betalen. Pas als je die allebei in mindering brengt op de FISCALE winst houdt je je ECHTE winst over. Winst die echt over is, aangroei op je bankrekening. Geld waar je privé iets leuks voor kan doen of wellicht een investering mee kan doen in je bedrijf!
Reken jezelf met dit overzicht dus niet direct rijk!
En natuurlijk heeft de belastingdienst ook echt nog wel wat eisen voor jou wat betreft je administratie. Denk bijvoorbeeld aan de bewaarplicht die je hebt, je dient je administratie 7 jaar te bewaren. Wil je hier meer over weten, lees dan zeker mijn blog die specifiek gaat over de
.
BTW-aangifte
Wanneer je start als ondernemer is de btw ook vaak één van de eerste dingen waar je als starter tegenaan loopt.
Voor vele starters is de btw-aangifte in beginsel een soort abracadabra…
Dus laten we bij het begin beginnen en ook gelijk misschien een onduidelijkheid uit de weg ruimen.
In de gesprekken met mede-ondernemers en communicatie met de belastingdienst zal je vaak de woorden
omzetbelasting
horen en
BTW
. Weet dat beide exact hetzelfde zijn!
Maar wat is het dan?
BTW is belasting die je als ondernemer betaalt over je omzet, en kunt terugvorderen over je zakelijke kosten.
Zoals je waarschijnlijk wel zult weten geldt in Nederland het standaardtarief van 21%.
Maar soms kan het ook 9% of 0% zijn en kan er zelfs sprake zijn van een vrijstelling.
Makkelijker kunnen we het niet maken ;-)!
Check gerust onderstaande website van de belastingdienst om te kijken welke tarief jij dient te hanteren voor jouw klanten:
Als je dan eenmaal bent gestart als ondernemer dan komt daar een moment dat je ook daadwerkelijk aangifte moet gaan doen. Het kan zijn dat je dit per maand, per kwartaal of misschien zelf per jaar moet doen. Maar over het algemeen doe je aangifte per kwartaal.
Het ligt er vervolgens een beetje aan op welk moment dat je alles bij de Kamer van Koophandel in gang hebt gezet maar vaak zie je dat de eerste aangifte op papier ingediend moet worden, een zogenoemde “1e aangifte starters”.
Daarna zal je in het bezit zijn van inloggegevens waarmee je middels je DigiD kunt inloggen en zo de toekomstige aangiftes kunt doen. Makkelijker nog is om de aangifte direct vanuit je administratiepakket in te schieten! Zo voorkom je fouten als overtikken en is de aangifte ook juist onderbouwd op basis van je administratie.
Let op! Ook al heb je misschien nog helemaal niets aan te geven, zorg wel dat je je aangifte indient!
In het begin van je ondernemerschap kan het zijn dat je veel meer kosten maakt dan omzet. Dat betekent dat je in het begin niet moet afdragen maar dat je van de belastingdienst een bedrag terugkrijgt. Vergeet dus ook zeker niet je zakelijke rekeningnummer door te geven waar de belastingdienst het geld op kan storten! Anders kan je lang wachten ;-).
Moet je betalen? Zorg dan ook dat het te betalen bedrag op tijd op de bankrekening van de Belastingdienst staat bijgeschreven. Zo voorkom je dat er door de Belastingdienst een boete voor te laat betalen wordt opgelegd.
Wat geef je aan in de aangifte BTW?
Voor het bepalen wat je meeneemt in je aangifte kijk je naar de factuurdatum op jouw verkoopfacturen en inkoopfacturen. Doe je bijvoorbeeld aangifte over het 2e kwartaal, dan neem je alle verkoopfacturen en inkoopfacturen mee met een factuurdatum tussen 1 april en 30 juni.
De aangifte van een kwartaal dien je altijd in in een daaropvolgende maand. Dus het tweede kwartaal loopt t/m juni wat betekend dat je in juli aangifte doet en betaald indien van toepassing.
Denk na over welke verzekeringen jij nodig hebt
Er is niks zo vervelend als er later achter komen dat je voor iets niet verzekerd bent en je daardoor ontzettend veel kwijt bent. Nu is het zo dat niet iedere ondernemer dezelfde verzekeringen nodig heeft. Maar er zijn een aantal verzekeringen die voor ondernemers erg gebruikelijk zijn om af te sluiten, denk aan:
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
Breng jij tijdens het werk wat je doet schade aan bij iemand, je maakt bijvoorbeeld iets stuk per abuis, laat iets vallen. Dan dien je hiervoor een verzekering af te sluiten, ook wanneer je deze privé misschien al hebt lopen. Ben je ondernemer dan is je privé verzekering in dit geval niet toereikend.
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Geef jij als ondernemer adviezen aan klanten, en loopt jouw klant door jouw advies schade op dan kun je aanspraak doen op de beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Goederen- en inventarisverzekering
Heb jij voorraad of veel inventaris aanwezig waarin je hebt geïnvesteerd. Dan is het zinvol om over deze verzekering na te denken!
Bedrijfsschadeverzekering
Wanneer er een situatie voordoet als diefstal of brand kan het zo maar zijn dat je bedrijf een bepaalde periode stil ligt terwijl er wel bepaalde vaste kosten gewoon doorlopen. En dat terwijl er geen omzet binnenkomt. Met deze verzekering worden door de verzekering de vaste kosten gedekt zodat je deze kunt blijven betalen.
Opstalverzekering
Net als bij een woonhuis dien je wanneer je een bedrijfspand hebt deze te verzekeren voor opstal. Breekt er dan brand uit of raast er een storm over waardoor jij schade ondervindt dan wordt deze schade door deze verzekering gedekt.
Rechtsbijstand
Een verzekering die we veelal ook privé hebben. Een verzekering waarvan we hopen hem eigenlijk nooit nodig te hebben maar je weet natuurlijk maar nooit. Het kan natuurlijk altijd een keer voorkomen dat je een discussie krijgt met een klant of leverancier. En heb je personeel in dienst wellicht met een werknemer. Loopt dat zo op dan worden de juridische kosten die je maakt door deze verzekering gedekt.
Arbeidsongeschiktheidsverzekering
Een verzekering die vele ondernemers niet afsluiten omdat ze hem te duur vinden is mijn ervaring. Maar wat als… Ben je in loondienst dan wordt je loon doorbetaald wanneer je arbeidsongeschikt wordt, dit is helaas niet het geval wanneer jij ondernemer bent… Ben je ondernemer, en is de situatie zo dat je niet meer kan werken, dan zal je daar zelf voor opdraaien.. Tenzij je deze verzekering afsluit, die zorgt dan voor een inkomen.
Cyberverzekering
Wellicht niet direct een verzekering waar je zo direct aan denkt om deze af te sluiten als startende ondernemer. Maar in de tijd van nu zeker één om te overwegen. Vandaag de dag zijn bedrijven ontzettend kwetsbaar voor cybercrime als virussen, hacks, ransomware, phising en datalekken. Als je hiervan slachtoffer wordt kan dat grote gevolgen hebben voor je bedrijf. Je kan bijvoorbeeld veel geld verliezen, maar ook kan je bedrijf behoorlijk wat reputatieschade oplopen.
Wanneer je ervoor kiest om een cyberverzekering af te sluiten dan bescherm je je tegen de kosten die je moet maken als slachtoffer van cybercrime. De meeste cyberverzekering dekken zelfs meer dan alleen de bedrijfsschade. Bij het meerdere kun je bijvoorbeeld denken aan:
aansprakelijkheid voor schade aan derden, wanneer jouw klant of zakenrelatie bijvoorbeeld schade oploopt door jouw cyberincident en je voor deze schade moet betalen.
kosten van juridische hulp, ik kan me voorstellen dat je in zo’n geval hulp nodig hebt van een jurist.
Misschien ook nog leuk om hier nader uit te werken, want deze verzekering is niet alleen voor als het te laat is. Hij bestaat meestal uit de volgende onderdelen:
Voorkomen: je kijkt met de verzekeraar naar de risico’s die je zou kunnen lopen en zo neem je waar nodig preventieve maatregelen, voorkomen is natuurlijk altijd beter dan genezen!
Herstellen: ben je slachtoffer geworden zullen experts worden ingeschakeld die de schade zo snel mogelijk herstellen en natuurlijk ook proberen om de reputatieschade te beperken.
Vergoeden: grote kans dat je door een cybercrime te maken krijgt met omzetverlies. Denk bijvoorbeeld aan een webshop die er voor een bepaalde periode helemaal uit ligt en er dus geen bestellingen geplaats worden. In dit geval ben je met een cyberverzekering verzekerd tot een maximaal bedrag.
Overlijdensrisicoverzekering
Een verzekering waar je misschien zo op het eerste moment niet over na wilt denken… Maar wat als je hiervoor komt te staan… Het zou je maar gebeuren!
Als je overlijdt wanneer je in loondienst bent, dan krijgen je partner en kinderen een nabestaandenpensioen. Bij zelfstandig ondernemers is dat niet zo!
Als je overlijdt, dan heeft je gezin daar geen recht op. Net als pensioen dien je hiervoor zelf wat te regelen. Als je wilt dat je gezin niet in de financiële problemen komt wanneer jij overlijdt dan is een overlijdensrisicoverzekering een verstandige keuze. Wanneer je zo’n verzekering afsluit dan krijgen de nabestaanden, je partner en kinderen een bedrag uitgekeerd mocht je komen te overlijden.
Zoals je ziet een hoop verzekeringen, en wellicht ook niet allemaal voor jou van toepassing. Zorg wel dat je alle verzekeringen goed naloopt en afweegt of ze voor jou wel of niet zinvol zijn om af te sluiten. En vooral bij wanneer niet… Waarom? Waarom kies je ervoor een bepaalde verzekering niet af te sluiten?
Oftewel, genoeg stof tot nadenken in verzekeringenland!
Pensioen
Vaak wanneer je in loondienst bent wordt er pensioen voor je opgebouwd vanuit de werkgever. Als ondernemer ben je hier zelf verantwoordelijk voor! En denk nu niet, dat komt nog wel… Hoe langer je wacht, hoe groter de last later zal zijn.. Ga hier dus zeker onderzoek in doen, plan ergens een afspraak in en laat je informeren over de mogelijkheden voor jou!
Heb jij nog vragen of aanvullingen?
Neem dan gerust vrijblijvend contact met me op!
