Bewaarplicht van je administratie, ken jij de regels?
Bewaarplicht van je administratie, ken jij de regels?
Als ondernemer ben je verplicht om je administratie te bewaren. Want je administratie is immers de basis van je belastingaangiften. Of de administratie nu digitaal is of nog op papier, je zal deze dus een periode moeten bewaren. Voor verschillende administratie stukken gelden verschillende termijnen.
Wat betekent dat nu voor jou?
Een groot deel van je administratie, de basisgegevens dien je minstens
7 jaar
te bewaren. Alles van voor het jaar 2014 als bijvoorbeeld facturen mogen vernietigd worden. Is het jaar 2021 ten einde dan mag je ook het jaar 2014 vernietigen.
Maar….
Er zijn ook een aantal stukken die je als ondernemer
langer dan 7 jaar
moet bewaren. En gelukkig bewaren we dat soort stukken al vaak op de automatische piloot op een aparte plek.
Stukken die je bijvoorbeeld minstens
10 jaar
moet bewaren zijn stukken die betrekking hebben op onroerende zaken of rechten op onroerende zaken. Waarom? De herzieningstermijn voor onroerend goed voor de btw bedraagt 10 jaar.
Nu gaf ik hierboven al een aantal voorbeelden van stukken die onder de administratie vallen als facturen en stukken die betrekking hebben op onroerend goed. Maar dat zijn natuurlijk niet de enige stukken. Lastig is dat er niet wettelijk is bepaald wat je exact moet bewaren, maar je bent wel verplicht om alle stukken, bescheiden, boeken en andere gegevensdragers te bewaren die op één of andere manier van belang zijn voor de belastingheffing. Dus dit is erg ruim, hier kan dus ontzettend veel onder vallen. Hieronder een aantal voorbeelden die je minstens 7 jaar moet bewaren:
het grootboek
de debiteuren- en crediteurenadministratie
de voorraadadministratie
de in- en verkoopadministratie
de loonadministratie
kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
tussentijds gemaakte controleberekeningen
ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
bankafschriften
contracten, overeenkomsten en andere afspraken
agenda's en afsprakenboeken
correspondentie
software en databestanden
gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie
En dan kunnen we het nog breder trekken. Stel nu dat de belasting een controle doet bij een afnemer. Dan kan de belastingdienst aan de hand van jouw verkoopfacturen nagaan wat ze bij jou hebben ingekocht. Dus je bewaart de administratie niet alleen in het belang van je eigen belastingheffing maar ook ten aanzien van derden.
Wat zijn de gevolgen wanneer er stukken van je administratie ontbreken?
Heb je de gevraagde gegevens door de inspecteur niet meer in je bezit, kun je de gevraagde gegevens echt niet meer terughalen dan kan de inspecteur een aanslag opleggen en de bewijslast omdraaien. Oftewel, dan bepaalt de inspecteur zelf je omzet en winst en zal deze zelf je verschuldigde belasting berekenen en een aanslag opleggen. Jij als ondernemer moet dan gaan aantonen dat de opgelegde aanslag niet juist is.
Liever een kortere bewaartermijn?
Neem dan contact op met de belastingdienst.
